Alleine am Landratsamt Würzburg werden jedes Jahr zigtausende Verwaltungsvorgänge abgearbeitet. Das Ergebnis davon ist nicht nur ein ausgestellter Führerschein, ein bewilligter Bauantrag oder ein Umweltgutachten – sondern auch eine geschlossene Akte. Doch was passiert damit, wenn diese nicht mehr gebraucht werden?

Inzwischen sind rund die Hälfte der Vorgänge am Landratsamt Würzburg digital und werden am Ende als elektronische Akte (E-Akte) gespeichert. Im Umkehrschluss fallen aber noch immer mehrere Tonnen Altpapier an. Und der Lagerplatz in Behördengebäuden ist endlich. Nach einer zum Teil jahrzehntelangen Aufbewahrungsfrist werden die Akten daher den Bayerischen Staatsarchiven – zum Beispiel dem Staatsarchiv Würzburg – angeboten und dort archiviert oder aber vernichtet und in den Papierkreislauf zurückgeführt.

Vorträge und Netzwerktreffen in allen unterfränkischen Landratsämtern

Die unterfränkischen Landratsämter arbeiten derzeit intensiv an der Umstellung auf die digitale Aktenführung. Das Ziel im Landratsamt Würzburg: ausschließliche Verwendung der E-Akte in 2026. Das Staatsarchiv Würzburg bereitet sich daher auf die ersten digitalen Abgaben von den unterfränkischen Landratsämtern in den kommenden Jahren vor.

Pandemiebedingt musste eine bereits 2018 vom Staatsarchiv Würzburg ins Leben gerufene Reihe von Vernetzungstreffen der unterfränkischen Registratoren, Archivare und der zuständigen IT-Fachleute in den vergangenen beiden Jahren ausfallen. Mit deren Wiederaufnahme soll nun die Digitalisierung in den Kreisverwaltungsbehörden wieder einen gehörigen Schub erhalten.

Den Anfang machte dabei nun das Landratsamt Würzburg. Dort ist schon ein großer Teil der Strecke hin zur papierlosen Aktenführung und –archivierung bewältigt. Als Impulsgeber für einen regen Austausch unter den Vertreterinnen und Vertretern der Landratsämter gaben Dr. Markus Schmalzl, der Leiter der Stabsstelle Forschung bei der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, und Dr. Hannah Hien sowie Dr. Alexander Wolz vom Staatsarchiv Würzburg Informationen zur digitalen Aktenführung, den Übernahmekonzepten der Staatlichen Archive, Aussonderungsschnittstellen und laufenden Projekten. Registrator Daniel Herberich und die Beauftragte für Datenmanagement-Systeme am Landratsamt Würzburg Vanessa Langer gaben einen Überblick zum aktuellen Stand der Umstellung der Behörde.

In den kommenden Jahren sollen weitere Treffen an jedem der unterfränkischen Landratsämter folgen. Vorgänge an den Kreisverwaltungsbehörden und die Zusammenarbeit mit den Staatsarchiven sollen im Austausch miteinander künftig schneller und zielgerichteter vonstattengehen.

Landrat Eberth: „Aus der Vergangenheit für die Zukunft lernen“

Landrat Thomas Eberth hieß die Expertinnen und Experten der staatlichen Archive sowie die Gesandten der unterfränkischen Landratsämter willkommen und betonte, wie wichtig das Thema sei. Der Weg hin zum papierlosen Büro sei dabei nicht nur ein gewichtiger Schritt im Kampf gegen den Klimawandel. In diesem Jahr feiern die Landkreise Bayerns ihr 50-jähriges Bestehen. In der Vorbereitung auf die Feierlichkeiten habe die Archivarbeit dabei wichtige und höchst spannende Einblicke in die großen Einschnitte der Gebietsreform vor 50 Jahren gegeben.

Nun stünden die Behörden intern vor einer ähnlich einschneidenden Reform ihrer eigenen Arbeit. „Archivarbeit heißt, aus der Vergangenheit für die Zukunft lernen“, resümierte Landrat Thomas Eberth. „Gerade in der heutigen, schnelllebigen Zeit, die von Kurzmitteilungen und 30-Sekunden-Videos geprägt ist, kann man die Archivierung von Wissen also nicht hoch genug schätzen.“ Mit der Digitalisierung noch vorhandener Akten und der Speicherung von täglich neu anfallenden Dokumenten stehe in den Behörden derzeit „eines der wichtigsten Themen überhaupt“ an.

Als Impulsgeber für einen regen Austausch fungierten beim Treffen der Registratoren am Landratsamt Würzburg: Vanessa Langer, Mitarbeiterin Information und Kommunikation und Zentrale Dienste (ZFB 4) am Landratsamt, Verena Ott, Dr. Alexander Wolz und Dr. Hannah Hien vom Staatsarchiv Würzburg, Dr. Markus Schmalzl von der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns sowie Daniel Herberich und Roland Brodziak aus der Registratur des Landratsamts Würzburg. Foto: Christian Schuster