136.736 Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern wurden im Jahr 2021 im Bürgerbüro der Stadt Würzburg bearbeitet. Das sind im Schnitt 594 Anliegen pro Arbeitstag. „Seitdem wir im Bürgerbüro vollständig auf Terminvergabe und ein flexibles Aufrufsystem umgestellt haben“, berichtet Wolfgang Kleiner, Leiter des Kommunalreferats, „können wir die Besucherzeiten optimal steuern. Im Alltag hat sich unser neues System bewährt.“

Zum Vergleich: Im Jahr 2019 vor der Coronapandemie wurden 128.118 Anliegen im Bürgerbüro bearbeitet und die Wartezeiten waren wesentlich länger als heute. Durch das flexible Aufrufsystem der Firma SmartCJM, das seit 1. Januar 2021 im Einsatz ist, wird das Besucheraufkommen kontrolliert und Stoßzeiten lassen sich durch die Terminsteuerung vermeiden. „Die Zeiten hohen Besucheraufkommens zu bestimmten Zeiten, überfüllter Wartebereiche im Bürgerbüro selbst und im Foyer und langer Wartezeiten sind Geschichte“, bekräftigt Markus Brennfleck, stellvertretender Leiter des Bürgerbüros.

Bürgerinnen und Bürger vereinbaren nun ihren Termin auf www.wuerzburg.de/terminvergabe. Das System gibt immer einen Grundstock an Terminen frei. Die Anzahl der möglichen Termine kann taggenau an das tatsächlich an diesem Tag zur Verfügung stehende Personal angepasst werden. Durch Vorabfragen bei der Terminvereinbarung (konkretes Anliegen, Anzahl der Personen) kann der tatsächliche Zeitaufwand für die Vorsprachen bessern abgeschätzt werden. Damit reduzieren sich Wartezeiten erheblich. Bereits bei der Terminvereinbarung erhalten die Bürgerinnen und Bürger per email Informationen, welche Unterlagen sie mitbringen müssen, dadurch reduzieren sich wiederholte Vorsprachen. Die Termine können maximal drei Wochen im Voraus gebucht werden. Sollte kein Termin für die nächsten drei Wochen zu finden sein, ist das Bürgerbüro ausgebucht. Aber sobald Kapazitäten frei werden, werden sie kurzfristig und tagesaktuell online gestellt. Das gesamte Verfahren wird fortlaufend evaluiert und bei Bedarf angepasst.

Möglich sind Terminbuchungen in den Bereichen Meldewesen, Ausweise und Dokumente, Kfz-Zulassung, Führerschein oder Gewerbewesen. Für dringende Fälle oder bei freien Kapazitäten gibt es immer noch Lösungen wie Soforttermine, erklärt Thomas Kühner, stellvertretender Fachbereichsleiter Allgemeine Bürgerdienste. Dafür wurden auch die Besucherzeiten erweitert, sie beginnen werktags bereits um 7:15 bzw. 7:30 Uhr. In Zukunft soll noch ein Dokumentenausgabeautomat im Rathaus am Eingang Vierröhrenbrunnen aufgestellt werden, an dem insbesondere Ausweisdokumente auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten abgeholt werden können.

Kfz-Zulassung geht auch online ohne Termin

Rund um die Uhr stehen den Bürgerinnen und Bürgern darüber hinaus über 50 Dienstleistungen online (https://www.buergerserviceportal.de/bayern/wuerzburg) zur Verfügung, die von zu Hause aus erledigt werden können, ohne überhaupt einen Termin im Rathaus vereinbaren zu müssen. Dazu gehört auch, ein Kfz zuzulassen oder abzumelden, die Beantragung von Bewohnerparkausweisen, Briefwahlunterlagen, Führerschein, Meldebescheinigungen, Wunschkennzeichen und weiteres.

Wie teilen sich die 136.736 Bürgerkontakte im Bürgerbüro auf?

Passwesen: 45.182 (davon Passabholungen 22.421)

KFZ-Wesen: 42.514

Meldewesen: 33.521

Gewerbewesen: 2.923

Fahrerlaubnisse 11.081 (davon Abholungen 5.046)

Fundsachen 1.515

Nicht mitgezählt sind die erteilten 53.756 Wahlscheine zur Bundestagswahl 2021, die neben vielfältigen anderen Wahlaufgaben ebenfalls vom Bürgerbüro bearbeitet wurden.